Mieszkamy w kraju, w którym kilka razy trzeba zastanowić się, zanim wyrzucimy jakiś dokument. Na prostym
Druku parkingowym widnieje napis, że powinniśmy przechowywać go 5 lat. Tak samo jest z praktycznie wszystkimi dokumentami.
Oprawcowane przez: Chemie-Verbände Baden-Württemberg
Na podstawie: http://www.flickr.com
Jednak jeżeli coś dotyczy nas prywatnie, zazwyczaj nie musimy obawiać się inspekcji. Inaczej jest w momencie, kiedy posiadamy własną firmę. Żeby mieć pewność, że w razie wizytacji kogoś z urzędu mamy wszystkie niezbędne
dokumenty, lepiej jest niczego pochopnie nie wyrzucać. Lecz jak poradzić sobie z natłokiem papierów?
W tym przypadku doskonale poradzi sobie elektroniczna kancelaria. Polega ona na tym, że kupujemy różnego typu programy,
takie jak przykładowo kofax,
wiecej o kofax które samoczynnie będą za nas systematyzować wszelkiego typu papiery. Stosując tego typu rozwiązanie będziemy mogli nieco odciążyć naszą asystentkę, która zapewne i bez tego posiada pełno obowiązków. Jeśli prowadzimy firmę, która sprzedaje a także kupuje różnego rodzaju artykuły w dużej liczbie, koniecznie zainstalujmy workflow faktur-
elektroniczna kancelaria.
oprogramowanie to segreguje wszystkie kwity kupna i sprzedaży, pomagając namodnaleźć w odpowiednim momencie konkretny plik. Nie będziesz już potrzebował wertować dziesiątek segregatorów, w poszukiwaniu faktury sprzed paru lat.
Oprawcowane przez: Alexander Synaptic
Na podstawie: http://www.flickr.com
Zalegające półki
dokumenty bywają czasami pewnym problemem dla firm bądź korporacji, z którym jednak można sobie nadzwyczaj sprawnie poradzić. decydując się choćby na
recykling i utylizację zbędnych papierów. W dwudziestym pierwszym wieku wybranie dobrych metod zabezpieczenia własnych nadzwyczaj cennych dokumentów nie bywa sprawą banalną. Sprawa ta wymaga sporej dozy rozsądku czy odpowiedniego podejścia. W natłoku firm zajmujących się niszczeniem lub recyklingiem dokumentów prosto nieraz się pogubić. Aby trafnie wybrać najbezpieczniej zapoznać się bliżej z samą kwestią i dowiedzieć się co można zrobić z niepotrzebnymi, niebezpiecznymi aktami. Świetnym pomysłem może okazać się w tego typu sytuacji wpisanie w wyszukiwarkę hasła: brakowanie dokumentów.
Chciałbyś aby elektroniczna kancelaria znalazła się w twym biurze? W tym celu trzeba zatrudnić specjalistę z dziedziny informatycznej, który to odpowiednio skoordynuje. Jeżeli twoja
firma prowadzona jest w staroświecki sposób, wszystkie dokumenty mają jedynie formę papierową, na początku warto zająć się odpowiednią cyfryzacją. Może to potrwać pare dni, lecz dzięki temu znacznie ulepszymy naszą przyszła pracę. Mało tego, będziemy wtedy w stanie pozbyć się wszystkich nieaktualnych dokumentów, które trzymaliśmy bezwiednie. Kiedy to zadanie zostanie ukończone, wówczas możemy zadzwonić po informatyka. Zainstaluje on a także skoordynuje ze sobą niezbędne programy, takie jak kofax czy workflow faktur. Jeżeli nie masz nikogo kompetentnego, wystarczy poszukać w internecie, tam znajdziemy wiele sylwetek specjalistów tego rodzaju.
